Privacy Notice
Updated January 2010
(Spanish version below)
This notice describes how information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.
Understanding Your Health Record/Information
Each time you visit a hospital or healthcare provider, a record of your visit is made. Typically, this record contains your symptoms, examination and test results, diagnoses, treatment, and a plan for future care or treatment. This information, often referred to as your health or medical record, serves as a:
• Basis for planning your care and treatment.
• Means of communication among the many health professionals who contribute to your care.
• Legal document describing the care you received.
• Means by which you or a third-party payer can verify that services billed were actually provided.
• A source of data for medical research.
• A source of information for public health officials to improve the health of the nation.
• A source of data for facility planning and marketing.
• A tool with which we can assess and continually work to improve the care we render and the outcomes we achieve.
Understanding what is in your record and how your health information is used helps you to:
• Ensure its accuracy.
• Better understand who, what, when, where, and why others may access your health information.
• Make more informed decisions when authorizing disclosure to others.
Your Health Information Rights
Although your health record is the physical property of the healthcare practitioner or facility that compiled it, the information belongs to you. You have the right to the following subject to limitations in the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA):
• Request a restriction on certain uses and disclosures of your information.
• Obtain a copy of the Notice of Information Practices upon request. These are kept primarily at each registration area in Sarah Bush Lincoln Health System entities.
• Inspect and copy your health record.
• Amend your health record.
• Obtain an accounting of disclosures of your health information for purposes other than treatment, payment, healthcare operations, or an authorization that has been signed by you.
• Request communications of your health information by alternative means or at alternative locations.
• Revoke your authorization to use or disclose health information except to the extent that action has already been taken.
Our Responsibilities
This organization is required to:
• Maintain the privacy of your health information.
• Provide you with a notice as to our legal duties and privacy practices with respect to information we collect and maintain about you.
• Abide by the terms of this notice.
• Notify you if we are unable to agree to a requested restriction.
• Accommodate reasonable requests you may have to communicate health information by alternative means or at alternative locations.
We reserve the right to change our practices and to make the new provisions effective for all protected health information we maintain. Should our information practices change, we will create a revised notice.
We will not use or disclose your health information without your authorization, except as described in this notice.
For More Information or to Report a Problem
If you have questions and would like additional information, you may contact the Director of Medical Record Management at (217) 258 or 348-2532.
If you believe your privacy rights have been violated, you can file a complaint with the Privacy Officer at (217) 258-or 348-2457 or with the Secretary of Health and Human Services. Persons filing a complaint in good faith shall not be subject to retaliation.
Examples of Disclosures for Treatment, Payment and Health Operations:
We will use your health information for treatment.
For example: Information obtained by a nurse, medical provider, or other member of your healthcare team will be recorded in your record and used to determine the course of treatment that should work best for you. Your medical provider will document in your record his or her expectations of the members of your healthcare team. Members of your healthcare team will then record the actions they took and their observations. In that way, the medical provider will know how you are responding to treatment.
We will also provide your medical provider or a subsequent healthcare provider with copies of various reports that should assist him or her in treating you once you’re discharged from this hospital.
We will use your health information for payment.
For example: A bill may be sent to you or a third-party payer. The information on or accompanying the bill may include information that identifies you, as well as your diagnosis, procedures, and supplies used.
We will use your health information for regular business operations.
For example: Members of the medical staff, the risk or quality management manager, or members of the quality management team may use information in your health record to assess the care and outcomes in your case and others like it. This information will then be used in an effort to continually improve the quality and effectiveness of the healthcare and service we provide.
• Business associates: There are some services provided in our organization through contacts with business associates. Examples include physician services in radiology, certain laboratory tests, and a copy service we use when making copies of your health record. When these services are contracted, we may disclose your health information to our business associate so that they can perform the job we’ve asked them to do. To protect your health information, however, we require the business associate to enter into an agreement with Sarah Bush Lincoln Health System.
• Directory: Unless you notify us that you object, we will use your name, location in the facility and religious affiliation for directory purposes. This information may be provided to members of the clergy and, except for religious affiliation, to other people who ask for you by name. • Notification: Unless you notify us that you object, we may use or disclose information to notify or assist in notifying a family member, personal representative, or another person responsible for your care, your location, and general condition.
• Communication with family: Unless you notify us that you object, health professionals, using their best judgment, may disclose to a family member, other relative, close personal friend or any other person you identify, health information relevant to that person’s involvement in your care or payment related to your care.
• Research: We may disclose information to researchers when their research has been approved by our Institutional Review Board that has reviewed the research proposal and established protocols to ensure the privacy of your health information.
• Funeral directors: We may disclose health information to funeral directors consistent with applicable law to carry out their duties.
• Organ procurement organizations: Consistent with applicable law, we may disclose health information to organ procurement organizations or other entities engaged in the procurement, banking, or transplantation of organs for the purpose of tissue donation and transplant.
• Disaster Relief: We may use or disclose health information for disaster relief purposes to the extent authorized by law.
• Marketing: We may contact you to provide appointment reminders or information about treatment alternatives or other health-related benefits and services that may be of interest to you.
• Fund raising: We may contact you as part of a fund-raising effort.
• Food and Drug Administration (FDA): We may disclose to the FDA health information relative to adverse events with respect to food, supplements, product and product defects, or post marketing surveillance information to enable product recalls, repairs, or replacement.
• Workers compensation: We may disclose health information to the extent authorized by and to the extent necessary to comply with laws relating to workers compensation or other similar programs established by law.
• Public health: As required by law, we may disclose your health information to public health or legal authorities charged with preventing or controlling disease, injury, or disability. Federal law makes provision for your health information to be released to an appropriate health oversight agency or public health authority as needed. Examples of these agencies are State and local health departments and Prevention, and Occupational Safety and Health Administration (OSHA).
• Correctional institution: Should you be an inmate of a correctional institution, we may disclose to the institution or agents thereof health information necessary for your health and the health and safety of other individuals.
• Law enforcement: We may disclose health information for law enforcement purposes as required by law or in response to a valid subpoena.
Aviso de Privacidad
Actualizado en enero de 2010
Este aviso describe cómo puede utilizarse o divulgarse su información y cómo usted puede tener acceso a dicha información. Favor de revisarlo detenidamente.
Comprensión de su historia clínica e información de salud
Cada vez que acuda a un hospital o proveedor de servicios de salud, se creará un registro de su visita. Generalmente, este registro contiene los síntomas, resultados del reconocimiento médico y las pruebas, el diagnósticos, tratamiento, y un programa para su cuidado o tratamiento futuro. Esta información, a menudo conocida como su historia clínica, sirve como:
• Base para la planificación de su atención y tratamiento.
• Medio de comunicación entre los muchos profesionales de la salud que contribuyen a su atención.
• Documento legal que describe la atención que usted recibió.
• Medio por el cual usted o un tercero pagador puede verificar que los servicios facturados fueron prestados realmente.
• Fuente de datos para la investigación médica.
• Fuente de información para los funcionarios de salud pública, con el fin de mejorar la salud del país.
• Fuente de datos para la planificación y el marketing del establecimiento.
• Una herramienta con la cual podemos evaluar y trabajar constantemente para mejorar la atención que brindamos y los resultados que obtenemos.
La comprensión del contenido de su historia clínica y la manera como se usa su información de salud, lo ayuda a:
• Asegurar la exactitud de la información.
• Entender mejor quién, qué, cuándo, dónde y por qué otros pueden tener acceso a su información de salud.
• Tomar decisiones con mayor información, cuando autoriza la divulgación a otros.
Sus Derechos Respecto a la Información de Salud
Aunque su historia clínica es propiedad física del médico o del establecimiento que la recopiló, la información le pertenece a usted. Tiene derecho a lo siguiente, sujeto a limitaciones que se establecen en la Ley de Responsabilidad y Transferibilidad de los Seguros Médicos de 1996 (HIPAA, por sus siglas en inglés):
• Solicitar una restricción sobre determinados usos y divulgaciones de su información.
• Obtener una copia del Aviso de prácticas de información, a solicitud suya. Las copias se mantiene principalmente en cada área de registro, en las entidades del Sistema de Salud Sarah Bush Lincoln.
• Revisar y copiar su historia clínica.
• Corregir su historia clínica.
• Obtener una explicación de las divulgaciones de su información médica para otros fines que no sean para tratamientos, pagos, actividades de la atención médica, o una autorización que haya sido firmada por usted.
• Solicitar comunicaciones de su información médica por otros medios o en sitios alternativos.
• Revocar su autorización para usar o divulgar información de salud, salvo hasta elpunto en que ya se hayan tomado medidas.
Nuestras responsabilidades Esta organización tiene la obligación de:
• Mantener la privacidad de su información de salud.
• Proporcionarle un aviso de nuestras responsabilidades legales y prácticas de privacidad respecto a la información que recopilemos y mantengamos acerca de usted.
• Cumplir con los términos de este aviso.
• Avisarle si no podemos aceptar una restricción que solicite.
• Atender las solicitudes razonables que pueda tener de que comuniquemos información médica por otros medios o en sitios alternativos.
Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas y de hacer que las nuevas disposiciones entren en vigencia para toda la información de salud protegida que mantenemos. Si nuestras prácticas de información cambian, generaremos un aviso modificado.
No usaremos ni divulgaremos su información médica sin su autorización, salvo como se describe en este aviso.
Para Mayor Información o para Informar de un Problema
Si tiene preguntas y desea información adicional, puede comunicarse con el Director de la administración de historias clínicas, al (217) 258 o 348-2532.
Si considera que se han infringido sus derechos de privacidad, puede presentar una queja con el Funcionario de privacidad, al (217) 258-ó 348-2457 o con la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Quienes presenten una queja de buena fe no estarán sujetos a represalias. Ejemplos de divulgaciones para tratamiento, pago o actividades de la atención médica:
Usaremos su Información de Salud para Tratamientos.
Por ejemplo: La información que obtenga una enfermera, proveedor médico u otro miembro de su equipo de atención de salud, se registrará en su historia clínica y se utilizará para determinar el curso de tratamiento que deberá funcionar mejor para usted. Su proveedor médico documentará en su historia clínica las expectativas de él/ella o de los miembros de su equipo de atención de salud. Los miembros de su equipo de atención de salud registrarán posteriormente las medidas que hayan tomado y sus observaciones. De esa manera, el proveedor médico sabrá cómo está respondiendo usted al tratamiento.
También les proporcionaremos a los proveedores médicos o a los subsiguientes proveedores de servicios de salud, copias de varios informes que deberán ayudarlos en tratarlo a usted, una vez que sea dado de alta del hospital.
Usaremos su Información de Salud para Pagos.
Por ejemplo: Se le puede enviar una factura a usted o un tercero pagador. La información en la cuenta o adjunta a ella puede incluir información que lo identifique, así como también el diagnóstico que se le dio, los procedimientos quirúrgicos que se le hicieron y los suministros que se usaron.
Usaremos su Información de Salud para Operaciones Comerciales Habituales.
Por ejemplo: Los miembros del personal médico, el gerente del manejo de riesgos o calidad o los miembros del equipo del manejo de calidad, pueden utilizar la información de su historia clínica para evaluar la atención, los resultados en su caso y en otros como el suyo. Luego, esta información se usará en un esfuerzo por mejorar continuamente la calidad y la eficacia de la atención médica y el servicio que proporcionamos.
• Socios comerciales: Existen algunos servicios que se proporcionan en nuestra organización a través de contactos con socios comerciales. Los ejemplos incluyen servicios de médicos en radiología, ciertas pruebas de laboratorio, y un servicio de fotocopiado que utilizamos al sacar copias de su historia clínica. Cuando se contratan estos servicios, es comerciales, para que puedan realizar el trabajo que les solicitamos. Sin embargo, para proteger su información de salud, les exigimos a dichos socios comerciales que firmen un acuerdo de confidencialidad con el Sistema de Salud Sarah Bush Lincoln.
• Directorio: A menos que nos indique que tiene alguna objeción, usaremos su nombre, ubicación en el establecimiento y religión a la que pertenece con el propósito de elaborar un directorio. Esta información se puede proporcionar a miembros del clero y, con excepción de la religión a la que pertenece, a otras personas que pregunten por usted por su nombre.
• Aviso: A menos que nos haga saber que usted se opone, podemos usar o divulgar información para comunicar o ayudar a comunicar a un miembro de su familia, representante personal u otra persona responsable de su cuidado, su ubicación en nuestras instalaciones y su estado de salud general.
• Comunicación con la familia: A menos que nos informe que se opone, los profesionales de la salud, haciendo uso de su mejor criterio, pueden divulgar a un miembro de su familia, otro pariente, amigo cercano o a cualquier otra persona que usted determine, información médica pertinente a la participación médica.
• Investigación: Podemos divulgar información a los investigadores cuando su investigación haya sido aprobada por nuestro Consejo de Revisión Institucional que haya revisado la propuesta de investigación y haya establecido protocolos para asegurar la privacidad de la información de salud de usted.
• Directores de funerarias: Podemos divulgar información de salud a directores de funerarias de acuerdo con las leyes correspondientes, para que lleven a cabo sus tareas.
• Organizaciones encargadas de la obtención de órganos: De acuerdo con las leyes correspondientes, podemos divulgar información de salud a organizaciones de obtención de órganos u otras entidades que participan en la obtención, manejo de un banco de órganos o trasplantes de órganos, para fines de donación de tejidos y trasplantes.
• Auxilio en caso de catástrofe: Podemos usar o divulgar información de salud para propósitos de auxilio en caso de catástrofe, en la medida que lo permita la ley. • Marketing: Podemos comunicarnos con usted para recordarle sus citas médicas o proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, que pudieran ser de su interés.
• Recaudación de fondos: Podemos comunicarnos con usted como parte de una campaña para la recaudación de fondos.
• Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA, por sus siglas en inglés): Podemos divulgar a la FDA información de salud relacionada con reacciones adversas a los alimentos, suplementos, productos y defectos de los productos o información de vigilancia posterior a la mercado, reparación o sustitución de productos.
• Indemnización a trabajadores: Podemos divulgar información de salud, en la medida que lo permita la ley y hasta el punto que sea necesario, para cumplir con las leyes relacionadas con la indemnización a trabajadores, por accidentes y enfermedades laborales, u otros programas similares establecidos por la ley.
• Salud pública: Conforme lo exige la ley, podemos divulgar su información de salud a las autoridades de salud pública o autoridades legales, encargadas de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacidades. La ley federal establece disposiciones para que su información de salud se divulgue a un organismo de supervisión de salud o autoridad de salud pública competente, según sea necesario. Algunos ejemplos de estos organismos son los departamentos locales y estatales de salud y prevención de enfermedades y la Administración de la Salud y Seguridad Laboral (OSHA, por sus siglas en inglés).
• Instituciones correccionales: Si usted es un recluso de una institución correccional, podemos divulgar a la institución o a sus representantes, la información médica necesaria para su salud y la salud y seguridad de otras personas.
• Aplicación de la ley: Podemos divulgar información de salud para propósitos de aplicación de la ley, según lo exija la ley o en respuesta a una citación válida.